Você já pensou em quantas vezes o cadastro de produtos aparece nas rotinas da sua empresa? Por vezes ele acaba camuflado em outros processos. Ele está na entrada de mercadorias, no controle de estoque, planejamento de compras e na emissão de notas fiscais.
Mesmo assim, muitas empresas tratam o cadastro como algo secundário, sem muita importância. Mas o cadastro é a espinha dorsal da operação fiscal e tributária da empresa.
O cadastro de produtos é o processo de registrar informações detalhadas sobre os itens comercializados ou produzidos por uma empresa. O cadastro de produtos correto garante que todas as outras etapas de comercialização sejam efetuadas de maneira clara, como a contabilidade fiscal, análise de vendas e até mesmo a elaboração de catálogos.
Cada informação incorreta na hora do cadastro de produtos, pode gerar uma sequência de erros que se refletem na apuração dos tributos, controles internos e relatórios contábeis.
Um simples erro de NCM, por exemplo, pode parecer pequeno, mas é o suficiente para alterar toda a tributação de um produto, cujo prejuízo muitas vezes só aparece quando já é tarde demais.
Erros mais comuns e suas consequências
Os erros mais comuns na hora de cadastrar os produtos, geralmente nascem da pressa em agilizar processos.
É comum encontrar empresas que cadastram novos produtos copiando dados de produtos semelhantes ou usam a classificação fiscal do fornecedor sem validar se está correta. Essas práticas economizam tempo no curto prazo, mas comprometem a base de dados da empresa.
Com o tempo, esses erros se multiplicam: descrições incompletas, itens duplicados, NCMs genéricas, unidades incorretas e falta de padronização. O resultado é um cadastro confuso e com informações que não refletem a realidade.
As consequências podem ser diversas, como:
- Pagamento indevido de impostos, aumentando a carga tributária.
- Perda de créditos fiscais, especialmente de ICMS, PIS e Cofins.
- Multas e autuações, por inconsistência em obrigações acessórias.
- Retrabalho interno.
Os erros se acumulam de forma silenciosa e passam desapercebidos no dia a dia das empresas, e quando finalmente são identificados, já se transformaram em prejuízos financeiros e impactos operacionais significativos. Por isso, é fundamental ter a atenção redobrada nesse ponto, especialmente diante das mudanças trazidas pela reforma tributária.
O papel da NCM na reforma tributária
A reforma tributária, regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, reforça a conexão entre produto e tributação. O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) substituirão os atuais impostos sobre consumo: ICMS, ISS, PIS e Cofins.
A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) determinará a tributação de cada item. Ela identifica a natureza do produto e, com base nessa informação, as autoridades fiscais atribuirão o CClasTrib (Código de Classificação Tributária), criado para padronizar o enquadramento fiscal no novo modelo. Esse código servirá de base para determinar as alíquotas aplicáveis, o regime de incidência e os possíveis benefícios fiscais previstos em lei.
Na prática, isso significa que qualquer erro na NCM pode alterar completamente a tributação do produto. Um simples equívoco pode gerar cobrança indevida, perda de incentivos ou divergências facilmente detectáveis pelo Fisco.
Além disso, a Nota Técnica 2021.003, versão 1.40, trouxe uma exigência adicional para um grupo específico de NCM, o preenchimento do campo relacionado ao GTIN (Global Trade Item Number). Esse grupo inclui mercadorias que se beneficiam de reduções nas alíquotas do IBS e da CBS.
Embora a emissão da NF-e ainda não exija obrigatoriamente o preenchimento do GTIN, as empresas devem se preparar desde já. Com a vigência da nova nota fiscal eletrônica, que incorpora os campos relacionados ao novo tributo, a obrigatoriedade será implementada, tornando essencial que os cadastros estejam atualizados e consistentes para evitar ajustes de última hora.
Com a nova NF-e, válida a partir de 2026, esses campos serão obrigatórios. Por isso, manter NCM, GTIN e CClasTrib atualizados é essencial para garantir conformidade e o correto cruzamento de informações com o Fisco.
A revisão de cadastro
A revisão cadastral é um passo estratégico para a transição ao novo sistema tributário. Manter o cadastro de produtos atualizado e completo, não é apenas uma boa prática, é essencial para a conformidade, segurança e previsibilidade tributária.
As empresas que entrarem na reforma com uma base de dados desorganizada enfrentarão grandes desafios na adaptação ao novo sistema. Isso porque, além de realizarem as parametrizações exigidas, será necessário corrigir o cadastro de produtos já existente para evitar erros, prejuízos tributários e perda de competitividade.
Por isso, a revisão deve ser imediata quando houver inconsistências. No entanto, para ser realmente eficaz, precisa se tornar um processo contínuo, com atualizações e controles integrados à rotina dos departamentos fiscais e tributários. Assim, a empresa garante informações consistentes e seguras.
Portanto, as empresas que cuidarem desse processo agora estarão prontas para uma transição tranquila e segura ao novo sistema tributário.
Para passar pelo processo da Reforma Tributária, é ideal ter ao lado uma parceira que esteja atenta as exigências e alinhada as atualizações, conte com a Dome!
