Você sabe quais são os documentos de contabilidade que sua empresa necessita para estar em conformidade com as obrigações contábeis? Além de ser uma exigência legal, essa documentação serve como base nas atividades de escrituração contábil. Sem ela, é impossível obter informações precisas na tomada de decisões gerenciais.

Entre os principais documentos contábeis exigidos em fiscalizações e/ou auditorias, poucos deles ainda precisam ser físicos e ficar visíveis dentro da empresa, como o caso do Alvará de Funcionamento. Sendo assim, muitos deles já podem ser armazenados na nuvem, o que facilita a vida dos empresários.

Contudo, a falta desses documentos deixa a empresa suscetível à penalidades e multas. Por isso, pensando na importância do assunto, neste artigo você encontrará uma espécie de check list detalhado com os principais documentos de contabilidade que sua empresa deve manter. Confira quais são eles!

Notas fiscais

Um dos documentos mais importantes em sua empresa são as suas notas fiscais, tanto as de entrada quanto as de saída. Elas comprovam todas as operações de compra e venda realizadas em seu estabelecimento, além das transferências de produtos entre filiais, movimentações do ativo imobilizado, remessa de bens para conserto, entre outros. A falta de um único documento fiscal, quando solicitado pelo órgão competente, pode ocasionar na aplicação de multas altíssimas.

Além disso, também é de suma importância armazenar os cupons fiscais. Vale ressaltar que as notas fiscais devem ser armazenadas por um período mínimo de 5 anos contados a partir de sua emissão. E para os documentos digitais, o que precisa ser guardado é o arquivo XML e não somente o DANFE que o acompanha.

Alvará de funcionamento

O Alvará de Funcionamento é um documento que precisa ser inserido em local visível para todos os que entram em seu estabelecimento. Esse documento é a formalização da liberação que os órgãos públicos responsáveis (prefeituras, corpo de bombeiros, vigilância sanitária, etc), vinculados à atividade da empresa, fornecem, indicando que aquele local está apto para desenvolver suas atividades empresariais.

Com um prazo de validade de geralmente 12 meses, ele é emitido na abertura do negócio, devendo ser renovado ao final deste período. Durante esse tempo, a empresa deve levantar possíveis problemas impeditivos à emissão do seu alvará definitivo, que será gerado a partir do vencimento do provisório.

Cartão do CNPJ

O Cartão do CNPJ é um documento que pode ficar exposto em sua empresa. Nele constam todas as informações do empreendimento, desde o seu nome empresarial até o quadro societário. Esse documento é frequentemente solicitado em diversas situações do cotidiano de uma empresa, desde a abertura de uma conta bancária até na participação em licitações de órgãos públicos.

Comprovantes de Inscrição Estadual e Municipal

Os comprovantes de Inscrição Estadual e Municipal também precisam ficar em locais de fácil acesso, pois são frequentemente solicitados em diversas situações diárias.

A Inscrição Estadual é emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada ente federativo. O documento que comprova a inscrição do empreendimento no órgão pode ser a própria certidão de regularidade fiscal, geralmente emitida no portal online do ente, ou em alguns documentos físicos como a Ficha de Atualização Cadastral (FAC), emitida por algumas SEFAZ dos estados.

Quanto ao comprovante de Inscrição Municipal, esse poderá constar no próprio Alvará de Funcionamento ou na certidão de regularidade dos débitos municipais da sua empresa que, geralmente, pode ser acessada por meio da internet.

É importante ressaltar que nem toda a empresa terá uma Inscrição Estadual, já que esse documento deve ser emitido apenas para contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de qualquer natureza (ICMS) ou outros negócios que realizam a alocação de produtos em outras localidades. Para as prestadoras de serviços, por exemplo, não é exigido esse tipo de inscrição, devendo estas serem consideradas como “isentas” de tal obrigatoriedade.

Arquivos do e-Social e informações trabalhistas

O e-Social é uma obrigação acessória de âmbito previdenciário e trabalhista que passou a ser exigida recentemente, sendo assim, não raro, vemos que muitos empresários acabam deixando de lado os documentos gerados a partir dessa plataforma. Tal situação é um erro que precisa ser evitado.

Os arquivos do e-Social (declaração e recibo) devem ser armazenados em um local de fácil acesso em sua empresa. Quando eles forem solicitados, precisam ser apresentados imediatamente, pois, caso contrário, seu empreendimento pode ser multado e sofrer outras sanções severas.

Livros contábeis e fiscais

Os livros contábeis e fiscais das empresas que ainda os emitem também precisam ficar armazenados em locais de fácil acesso. Isso porque, além de conterem informações importantes e necessárias para a gestão do empreendimento, eles também podem ser solicitados em procedimentos de auditoria ou fiscalização.

Guias de recolhimento quitadas

Guias de recolhimento de tributos e obrigações trabalhistas também devem ser guardadas com cuidado. Algumas delas, inclusive, precisam ser mantidas por anos a fio sem deteriorar, como é o exemplo das guias de recolhimento do FGTS. Além disso, caso você tenha dúvidas quanto a efetivação do recolhimento de algum tributo, ter esses documentos de contabilidade em mãos será uma grande facilidade para conferir se a guia foi paga ou não.

Como armazenar os documentos de contabilidade?

Um dos principais desafios das empresas quando o assunto é armazenamento de documentos de contabilidade é o espaço físico. Afinal, muitos desses papéis precisam permanecer guardados por longos períodos de tempo. Entretanto, com o passar dos anos, a tecnologia vem evoluindo muito e os Governos Federal, Estadual e Municipal perceberam a necessidade do armazenamento desses documentos em meio digital.

A maioria desses itens mencionados podem ser guardados em computadores comuns ou em servidores hospedados na nuvem. Isso significa afirmar que, sequer é necessário adquirir uma máquina específica para fazer o armazenamento desses documentos.

Além disso, já existem empresas que oferecem esse trabalho de armazenamento, possibilitando que você tenha acesso aos seus documentos de forma imediata, em qualquer lugar do mundo que tenha um aparelho com acesso à internet.

Assim, os documentos de contabilidade são arquivos que demonstram a história da empresa, bem como suas atividades diárias e, portanto, precisam ser guardados com muito cuidado. Além de fornecerem informações aos usuários internos (diretores, administradores, contador, …) e externos (governos, bancos, fornecedores, investidores, …), eles também servem como base para comprovação das ações realizadas durante os anos de vida do seu negócio.

Gostou dessas informações? Quer continuar aprendendo? Que tal entender agora tudo o que é necessário saber sobre o SPED Contábil.