Elaborar e manter um plano de contas bem estruturado é essencial para garantir um controle financeiro assertivo e fiel à realidade da organização. O plano de contas é um sistema organizado de categorias e contas usadas para classificar e registrar as operações financeiras da empresa.

Contudo, para possibilitar clareza e fidelidade a leitura das informações, o plano de contas deve ser estruturado e consistente. Isso garante que as informações contidas nas contas sejam verdadeiras, e sirvam como base fidedigna para às demonstrações financeiras e contábeis.

Neste artigo, vamos falar justamente sobre a importância de manter um plano de contas bem estruturado para a saúde da sua empresa. Leia o artigo até o final.

Para que serve o plano de contas?

O plano de contas possibilita escriturar de forma organizada os fatos gerados pelas empresas, além de servir como fonte para elaboração das demonstrações contábeis e controles gerenciais. Além disso, tem papel importante na padronização e conformidade das informações financeiras, planejamento orçamentário e controle e análise de períodos anteriores.

Quais são os tipos de plano de contas?

Existem, basicamente, dois tipos de plano de contas, os contábeis e os gerenciais. Cada tipo atende de forma mais direcionada a grupos distintos de usuários interessados nas informações, além de cumprir exigências regulatórias das práticas contábeis adotadas pela empresa.

Quais as diferenças entre os planos de contas?

As diferenças estão, principalmente, nas formas de evidenciar os fatos contábeis. Enquanto o plano gerencial é mais flexível e não tem uma estrutura definida por orientações técnicas, o contábil segue orientações pela Lei 6.404/1976 e tende a ser mais criterioso.

Contudo, o plano gerencial tende a ser mais fácil a compreensão dos usuários, ele é mais acessível para quem não é da contabilidade e não está por dentro de todo o linguajar técnico. Ainda assim, o plano gerencial precisa “conversar” com o contábil, afinal, eles falam da mesma coisa – a situação financeira da empresa – porém com mais ou menos profundidade. 

Porém, o plano contábil serve como base para a estruturação de outros relatórios financeiros, como o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) e o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) e também o Balanço Patrimonial, tem a finalidade ser mais técnico para um bom entendimento do relatório.

Quais são os grupos e categorias de um plano de contas?

Um plano de contas contábil é divido em seis grupos:

• Ativo;
• Passivo;
• Patrimonio Líquido;
• Receitas;
• Custos; e
• Despesas.

Cada categoria é divida em subcategorias, e dentro delas estarão as contas especificas para evidenciar os fatos gerados na escrituração contábil.

Esses grupos e categorias são organizados de forma hierárquica e numérica para facilitar o registro e a análise contábil das transações da empresa. A estrutura exata pode variar conforme a legislação contábil do país e as necessidades específicas da empresa.

Como é a divisão ou hierarquia do plano de contas?

A divisão ou hierarquia de um plano de contas varia conforme a estrutura contábil adotada pela empresa e também pode ser influenciada pelas normas contábeis do país onde a empresa está registrada. No entanto, de forma geral, um plano de contas pode ser dividido em níveis hierárquicos que auxiliam na organização e na classificação das transações financeiras. Aqui está uma estrutura comum de divisão/hierarquia de um plano de contas:

• Nível 1: Grupos Principais

São os principais grupos que representam os grandes blocos de contas do plano de contas, como: Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Custos e Despesas.

• Nível 2: Subgrupos ou Categorias

Cada grupo principal é subdividido em subgrupos ou categorias que representam classes específicas de contas. Por exemplo:

• Ativo: Ativo circulante e ativo não circulante;
• Passivo: Passivo circulante e passivo não circulante;
• Patrimônio Líquido.
• Receitas.
• Custos.
• Despesas: despesas operacionais, despesas financeiras e custos.

Nível 3: Contas Individuais

Cada subgrupo ou categoria é composto por contas individuais que representam tipos específicos de ativos, passivos, receitas, custos ou despesas. Por exemplo:

Ativo Circulante

• Caixa e Equivalentes de Caixa;
• Contas a receber;
• Estoques.

Despesas Operacionais

• Despesas com Salários;
• Despesas com Aluguel;
• Despesas com Publicidade.

Cada conta individual é identificada por um número único no plano de contas, seguindo uma lógica numérica que reflete sua posição hierárquica. Por exemplo, contas do Ativo Circulante podem ter números começando com 1XXX, enquanto contas de Despesas Operacionais podem ter números começando com 6XXX.

A hierarquia e a estrutura específicas podem variar de uma empresa para outra, conforme as necessidades específicas do negócio e das exigências contábeis aplicáveis. É importante que o plano de contas seja bem estruturado para facilitar a organização, a análise e o relato das informações financeiras da empresa de maneira clara e precisa.

Quais são as principais dificuldades ao estruturar?

Dentre as principais dificuldades que podemos elencar são: complexidade da organização, adequação as normas contábeis, treinamento e capacitação, consistências das informações, e conformidades.

Superar essas dificuldades requer um planejamento cuidadoso, consulta com profissionais contábeis qualificados e uma análise detalhada das necessidades específicas da empresa. Assim, um plano de contas bem estruturado é fundamental para garantir que a contabilidade da empresa seja precisa, transparente e eficiente na geração de informações úteis para a gestão financeira e tomada de decisões estratégicas.

Quais são os principais erros que encontramos ao revisar um plano de contas?

Numa revisão de um plano de contas, podemos ter diversos erros, sendo os mais comuns:

• Nomenclatura das contas: é uma conta cujo nome não tem sentido ou não deixa claro qual é a conta, e, portanto, dificulta o entendimento;
• Falhas na estrutura hierarquia: quando a hierarquia das contas não está bem definida e, assim, dificulta a análise das informações pelos interessados.
• Compatibilidade com as normas contábeis: consiste em falta de alinhamento conforme as normas contábeis e impacta diretamente na precisão dos relatórios, sejam eles gerenciais, ou contábeis.

Ao revisar um plano de contas, é essencial que ele esteja claro, completo e adequado as necessidades da organização empresarial, já que isso facilita a geração e construção de relatórios contábeis e financeiros de forma mais precisa e útil para os usuários das informações.

Que impactos esses erros causam no dia a dia da empresa?

Os erros em um plano de contas afetam drasticamente os acesso às informações, pois o plano de contas é a espinha dorsal para a geração e elaboração das demonstrações contábeis e relatórios de análises gerenciais por parte da administração de uma empresa.

Assim, um plano de contas com erros prejudica as auditorias e até mesmo pode gerar multas em caso de fiscalização pelos órgãos reguladores, sem contar que um dos principais problemas é causar discrepâncias na tomada de decisões pela administração e perda de confiança dos stakeholders.

Conclusão

Dessa maneira, é de grande importância que o plano de contas seja elaborado com base nas normas contábeis e garanta que ele contemple as necessidades da organização, minimizando assim os impactos negativos no dia a dia das suas operações.

Contar com um serviço contábil especializado pode ajudar a desenvolver e manter um plano de contas ideal para a sua empresa, partindo do entendimento do seu negócio, e ajustando o plano de contas para refletir sua empresa, conforme a legislação. Entre em contato com a Dome.