A contabilidade, frequentemente vista como uma obrigação empresarial, é na verdade um dos pilares estratégicos para a saúde e o crescimento das empresas. Isto é, a falta de uma contabilidade bem estruturada pode gerar atrasos no cumprimento de obrigações e, consequentemente, prejuízos financeiros, além de expor o negócio a riscos de autuação fiscal e perda de competitividade.
O problema começa na base: a escolha entre manter a contabilidade internamente ou terceirizá-la. Muitos empresários tomam essa decisão com base apenas em custo, relacionamento pessoal ou conveniência, sem considerar aspectos como o regime tributário da empresa, a complexidade das operações, o nível de governança exigido ou mesmo os riscos fiscais. Isso leva a erros comuns, por exemplo:
- Incompatibilidade entre o modelo escolhido e a maturidade do negócio;
- Perda de controle sobre informações estratégicas;
- Problemas com escrituração incorreta e entrega de obrigações acessórias.
Pensando nisso, elaboramos um comparativo técnico e contextualizado entre a contabilidade interna e terceirizada. Em síntese, a ideia é oferecer a você, empresário ou profissional da área contábil, um conteúdo que ajude a tomar uma decisão consciente e alinhada com a estratégia do seu negócio.
Diferenças entre a contabilidade interna e a terceirizada?
A principio, é preciso entender o que diferencia um modelo do outro, para que possamos evidenciar pontos positivos e negativo de cada um, além de ajudar a guia a sua decisão na hora de implementar mudanças na estrutura de contabilidade.
Contabilidade interna
A contabilidade interna é aquela conduzida dentro da própria empresa. Isto é, por uma equipe contratada, com vínculo empregatício e atuação exclusiva na organização. Nesse modelo, toda a estrutura contábil é montada internamente, sob total controle da gestão da empresa.
Estrutura mínima necessária
Para operar com eficiência, a contabilidade interna exige uma estrutura básica composta por:
- Contador Responsável Técnico: profissional habilitado e registrado no CRC, que assume legalmente a responsabilidade pelos registros e demonstrações contábeis da empresa.
- Analistas ou auxiliares contábeis e fiscais: responsáveis pelas rotinas diárias de lançamentos, conciliações, apuração de impostos, controle de ativos, entre outros.
- Sistema ERP com módulos integrados: essencial para integrar contabilidade, fiscal, financeiro e departamento pessoal, garantindo consistência de dados e agilidade nas rotinas.
Responsabilidades legais e técnicas
De acordo com as normas do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), toda empresa deve manter escrituração contábil regular, com base nos princípios contábeis e legislações fiscais vigentes, exceto MEIs, que podem manter a escrituração contábil simplificada (art. 106 da Resolução CGSN Nº 140 DE 22/05/2018).
Primordialmente, o contador interno deve garantir:
- Escrituração correta de todos os fatos contábeis;
- Elaboração e assinatura das demonstrações contábeis obrigatórias (Balanço Patrimonial, DRE, DMPL, etc.);
- Entrega das obrigações acessórias, como SPED Contábil (ECD), SPED Fiscal (ECF), DCTF Web, e-Social, entre outras;
- Apuração tributária, calcular e conferir tributos federais, estaduais e municipais.
- Classificação correta de despesas, receitas, ativos e passivos;
- Acompanhamento da legislação contábil e tributária vigente.
Além disso, o contador interno deve observar as disposições da NBC PG 200 (R1)(PDF) , aprovada pelo CFC, que complementa o Código de Ética Profissional do Contador (PDF) ao tratar especificamente dos contadores empregados. Essa norma reforça a necessidade de o profissional manter independência, objetividade, competência técnica, sigilo e zelo profissional no desempenho de suas funções. Além disso, estabelece diretrizes, limites de atuação e critérios de julgamento profissional em todas as etapas da escrituração e elaboração das demonstrações contábeis.
Integração com outras áreas
Um dos grandes diferenciais da contabilidade interna é a proximidade com outras áreas estratégicas, como:
- Financeiro: facilita a conciliação bancária, controle de fluxo de caixa e análise de resultado.
- Fiscal e Tributário: melhora o cruzamento de dados para apuração de tributos e planejamento fiscal.
- Departamento Pessoal: agiliza o fechamento da folha, provisões trabalhistas e encargos.
- Controladoria/Gestão: apoio direto à geração de indicadores contábeis e relatórios gerenciais.
Essa integração permite que a contabilidade assuma um papel mais analítico e estratégico, fornecendo dados em tempo real para a tomada de decisão.
Custos fixos envolvidos
Apesar das vantagens, a contabilidade interna envolve custo fixo relevante, por exemplo:
- Salários e encargos do time contábil;
- Treinamentos e capacitações (atualizações sobre normas e mudanças tributárias);
- Licenciamento de softwares e ferramentas de gestão;
- Custo de infraestrutura (espaço físico, equipamentos, suporte de TI).
Esses custos podem ser facilmente justificados em empresas de maior porte, com alta complexidade operacional, necessidade de agilidade ou obrigatoriedade de auditoria externa. Mas, em empresas menores, pode se tornar um investimento pouco viável.
Contabilidade terceirizada
A contabilidade terceirizada consiste na contratação de um profissional ou escritório contábil externo para cuidar das rotinas fiscais, contábeis e financeiras de uma empresa. Assim, essa modalidade permite que as organizações tenham acesso a serviços especializados sem necessariamente manter uma equipe interna dedicada.
Tipos de terceirização
Terceirização Total: Todas as funções contábeis são realizadas integralmente pelo contador ou escritório externo. Isso é comum em empresas que não tem estrutura interna ou desejam reduzir ao máximo a gestão operacional das atividades contábeis.
Terceirização Parcial: Apenas algumas atividades específicas são repassadas ao profissional externo, enquanto a empresa mantém internamente funções estratégicas. Um exemplo típico é terceirizar a folha de pagamento ou a apuração tributária, mantendo o controle interno dos relatórios gerenciais e financeiros.
Co-sourcing: É uma modalidade híbrida, onde a equipe interna atua em parceria com profissionais terceirizados. Isto é, a contabilidade externa complementa competências técnicas e conhecimentos especializados, fortalecendo as decisões estratégicas da gestão financeira.
Responsabilidades do contador externo
As responsabilidades da contabilidade terceirizada vão muito além da simples prestação de serviços operacionais ou burocráticos. De fato, esse profissional assume um compromisso técnico e ético rigoroso, que impacta diretamente a saúde financeira e legal da empresa atendida.
Primeiramente, o contador externo é o responsável técnico pelas informações contábeis e fiscais que apresenta. Isto é, ele deve garantir que todos os registros estejam corretos, atualizados e em conformidade com as normas contábeis brasileiras (NBCs), estabelecidas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).
Desse modo, é fundamental que a empresa cliente envie as informações corretas, completas e atualizadas ao contador. Assim, qualidade do serviço contábil depende diretamente dos dados fornecidos pela empresa. Informações incorretas, atrasadas ou incompletas aumentam o risco de erros nas apurações fiscais, tributárias e contábeis, podendo gerar multas e transtornos futuros.
Além disso, o contador externo deve observar rigorosamente a NBC PG 300 (R1) (PDF), que complementa o Código de Ética Profissional do Contador ao tratar especificamente dos contadores que prestam serviços externos. Essa norma estabelece requisitos obrigatórios de independência, objetividade, confidencialidade, competência técnica e diligência profissional na execução das atividades contratadas.
Além disso, a NBC PG 300 exige a implementação de políticas e procedimentos para identificação e gerenciamento de conflitos de interesse, assegura a integridade e segurança das informações contábeis fornecidas e impõe a obrigação de atualização contínua sobre mudanças normativas, de forma a garantir a qualidade e a conformidade de todos os serviços prestados.
Por isso, ao contratar um contador terceirizado, é essencial avaliar não apenas o custo do serviço, mas também a capacidade técnica, reputação e comprometimento ético desse profissional, já que ele será um parceiro estratégico com ampla responsabilidade sobre a saúde financeira e fiscal do seu negócio.
Vantagens e desvantagens para cada modelo
| Modelo | Vantagens | Desvantagens |
| Contabilidade Interna | – Facilidade na comunicação com todas as áreas da empresa; – Tomada de decisão rápida (dados sempre à mão); – Processos contábeis moldados à realidade da empresa. | – Maior custo fixo; – Atualização constante é mais difícil; – Dependência da equipe interna; – Menor especialização. |
| Contabilidade Terceirizada | – Redução de custo fixo; – Foco no core business; – Execução especializada; – Atualização constante. | – Menor controle direto; – Risco de desalinhamento estratégico; – Dificuldade na customização dos processos. |
| Modelo Híbrido (Co-sourcing) | – Controle estratégico interno; – Execução especializada externa; – Melhor gestão de riscos e flexibilidade. | – Complexidade de gestão inicial; – Necessidade de integração tecnológica forte; – Risco de sobreposição de atividades. |
Como uma contabilidade interna ou terceirizada impactam na governança, controle e gestão de risco
A decisão entre manter uma contabilidade interna ou optar pela terceirização impacta diretamente a governança e a gestão de riscos da empresa. Ou seja, em caso de falhas ou omissões contábeis e fiscais, as responsabilidades podem ser compartilhadas entre a empresa contratante e o prestador de serviços terceirizado. Assim, dependendo da situação, existe uma responsabilidade solidária, onde ambas as partes respondem conjuntamente perante o fisco.
Nesse cenário, garantir qualidade e compliance torna-se ainda mais importante ao terceirizar atividades contábeis. Para minimizar riscos, é fundamental estabelecer contratos claros que definam claramente papéis, responsabilidades e expectativas. Além disso, práticas regulares como auditorias internas, monitoramento contínuo das operações e alinhamento constante com o prestador de serviços são essenciais para assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.
Uma estrutura contábil robusta e bem gerida é também decisiva no planejamento tributário e na recuperação de créditos fiscais, pois erros ou ineficiências podem resultar em autuações fiscais e perda de oportunidades financeiras importantes.
Dessa forma, independentemente do modelo adotado, a governança contábil deve sempre focar em mecanismos eficazes de controle, mitigação de riscos e integração operacional entre as equipes internas e externas, fortalecendo a estratégia financeira e tributária da organização.
Erros comuns na escolha entre a contabilidade interna ou terceirizada
Um dos erros mais frequentes ao decidir entre contabilidade interna ou terceirizada é basear a escolha exclusivamente no preço dos honorários. O custo deve ser considerado, mas priorizar apenas o valor pode levar à contratação de serviços inadequados, gerando problemas futuros como retrabalho, erros fiscais e até autuações.
Outro erro crítico é ignorar o nível real de complexidade tributária da operação. Empresas com operações mais complexas exigem equipes ou parceiros externos com expertise específica e profundo conhecimento tributário. Assim, subestimar essa necessidade pode resultar em ineficiência fiscal, multas e perda de oportunidades valiosas, como créditos tributários e incentivos fiscais.
Além disso, é comum a falta de clareza nos contratos (SLAs). Ou seja, não definir claramente responsabilidades e prazos, ou sem estabelecer formas eficazes de comunicação e integração de sistemas (ERP, APIs, dashboards), o risco de erros e desalinhamentos estratégicos aumenta muito, comprometendo a governança e dificultando decisões rápidas e assertivas.
A escolha deve considerar, além do custo, a complexidade da operação, as necessidades estratégicas do negócio e a capacidade real de integração tecnológica entre as partes.
Como fazer a transição com segurança
A migração entre uma contabilidade interna ou terceirizada, ou vice- versa, deve ser conduzida de maneira estruturada e documentada, a fim de minimizar riscos operacionais e fiscais. Recomenda-se:
- Planejamento detalhado
- Elaborar cronograma faseado, contemplando etapas de testes (pilotos) e marcos de validação.
- Mapear rotinas, sistemas e responsáveis, assegurando clareza sobre escopo e prazos.
- Execução em paralelo (temporariamente)
- Confrontar relatórios, conciliações e obrigações acessórias em duplicidade, identificando e corrigindo divergências.
- Governança da comunicação
- Instituir canal formal (e-mail ou reuniões periódicas) entre as áreas de contabilidade, fiscal, TI e recursos humanos.
- Documentar decisões, ajustes de parametrização e orientações técnicas, garantindo rastreabilidade.
- Gestão de dados e recuperação
- Antes de cada etapa crítica, efetuar backups completos do ERP, garantindo que seja possível restaurar o sistema ao estado anterior caso seja necessário reverter alguma mudança.
- Definir plano de contingência parcial, permitindo retorno controlado a processos anteriores, caso necessário.
Conclusão
A contabilidade deve ser encarada como investimento estratégico, cujo retorno se reflete em maior eficiência na gestão de tributos, transparência nos relatórios e segurança para a tomada de decisão. Portanto, a escolha do modelo mais adequado — interno, terceirizado ou híbrido — depende do porte, da complexidade operacional e das exigências de governança da organização.
Recomenda-se ao empresário avaliar não apenas o custo imediato, mas sobretudo o nível de especialização e a flexibilidade exigidos pelo mercado em que atua. Seja por meio de uma estrutura interna robusta, de serviços contábeis especializados ou de um arranjo híbrido, o fundamental é que o modelo adotado esteja plenamente conforme à estratégia de crescimento sustentável do negócio.
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