Escolher o regime tributário adequado é uma das decisões mais importantes na gestão de uma empresa. Uma boa escolha pode trazer economia tributária, fluxo de caixa mais equilibrado e maior competitividade. Por outro lado, a escolha inadequada pode gerar pagamentos desnecessários e multas, além de afetar diretamente a saúde financeira do negócio.
Neste artigo, elencamos os principais tópicos que, junto com o seu contador, devem ser levados em consideração na hora de trocar de regime tributário.
O que é regime tributário?
Antes de mergulharmos nos critérios de escolha, é fundamental entender o que está em jogo, isto é: como o regime tributário define a forma como sua empresa irá apurar e recolher impostos federais, estaduais e municipais. No Brasil, temos basicamente três regimes principais: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, cada um com suas características, vantagens e limitações.
Simples Nacional
O Simples Nacional é, sobretudo, um regime simplificado para micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Ele reúne vários tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), e aplica alíquotas progressivas definidas em 5 grupos, de acordo com a atividade exercida (comércio, indústria ou serviço).
Além do limite de 4,8 milhões, o Simples Nacional tem sublimites estaduais e municipais para a apuração do ICMS e do ISS. Embora o teto geral seja R$ 4,8 milhões, estados e municípios podem adotar um sublimite menor, que para 2025 é de R$ 3,6 milhões, conforme portaria CGSN nº 49, de 25 de novembro de 2024.
Outro ponto importante no simples nacional é o Fator R, que foi criado para diferenciar o tratamento tributário dentro do próprio regime, principalmente para o setor de serviços, que tem grande variação de margens de lucro e uso de mão de obra (Anexos III e V).
O Fator R verifica a relação entre a folha de pagamento e o faturamento bruto. Ou seja, se o custo da folha representar 28% ou mais da receita, a empresa é enquadrada no anexo com alíquotas mais baixas (anexo III). Caso contrário, enquadra-se no Anexo V, que possui alíquotas mais altas.
Importante lembrar que algumas atividades não podem aderir ao Simples: instituições financeiras ou de crédito, que seja geradora, transmissora distribuidora ou comercializadora de energia elétrica, empresas com sócios no exterior, entre outras atividades dispostas no artigo 17 da Lei Complementar nº 123 de 2006.
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é um regime para empresas que faturam até R$ 78 milhões ao ano. Ao invés de apurar o IRPJ e a CSLL pelo lucro real da empresa, a apuração é feita a partir de uma margem de lucro presumida sobre o faturamento, variando conforme a atividade exercida (confira a lista completa no artigo 15 da Lei nº 9.259/1995). Por exemplo: 8% para indústria, comércio e transporte de cargas, 16% para transporte de passageiros e 32% para serviços em geral.
Um fato importante de se observar no Lucro Presumido, é que a tributação do PIS e da Cofins são cumulativos: a empresa paga alíquotas reduzidas (0,65% para o PIS e 3% para a Cofins), mas não pode se creditar de valores pagos nas etapas anteriores da cadeia, o que pode aumentar o custo tributário dependendo da operação.
O regime costuma ser vantajoso, primordialmente, para empresas que têm margens reais maiores que as presumidas ou com baixa estrutura de custos. Entretanto, não permite muitos abatimentos e deduções, o que pode ser uma limitação para empresas com despesas elevadas em relação ao faturamento.
Lucro Real
O Lucro Real é o regime tributário mais complexo e detalhado, obrigatório não apenas para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, mas também para instituições financeiras, empresas com atividades específicas (como factoring e seguradoras) ou com operações internacionais com alta representação na composição da receita total.
No lucro real, a base de cálculo do IRPJ e CSLL é o lucro real, ou seja, o lucro efetivamente apurado após ajustes fiscais previstos na legislação (adições, exclusões e compensações). Além disso, a apuração pode ser anual ou trimestral, dependendo da escolha da empresa.
Esse regime exige a manutenção rigorosa de livros contábeis e fiscais, bem como o cumprimento de várias obrigações acessórias (como ECF, ECD, SPED Contábil e Fiscal). Em compensação, apesar de ter alíquotas maiores, o PIS e Cofins é não cumulativo (3,65% para o PIS e 7,6% para a Cofins), permitindo o aproveitamento de créditos sobre diversos custos e despesas, o que pode gerar significativa economia tributária para empresas com muitos insumos ou despesas operacionais.
Embora burocrático e mais caro em termos de compliance, pode ser o regime mais vantajoso para empresas com margens apertadas ou estruturas de custos complexas.
Por que a escolha do regime tributário é tão crítica?
Muitos empresários acabam escolhendo o regime apenas com base no que “todo mundo está fazendo” ou no que parece ser mais simples. No entanto, a realidade é mais complexa, e não deve ser encarada é apenas como uma formalidade contábil.
O regime influencia diretamente:
- O percentual de impostos pagos sobre o faturamento e o lucro;
- O fluxo de caixa mensal, já que alguns regimes permitem compensações e créditos;
- O volume e complexidade das obrigações acessórias e declarações fiscais;
- A forma de distribuição de lucros para os sócios;
- O risco fiscal e as chances de autuações futuras.
Uma escolha bem fundamentada permite uma gestão tributária mais eficiente e segura, otimizando os resultados da empresa no curto, médio e longo prazo.
Quando revisar o regime tributário da sua empresa?
Muitas empresas permanecem anos no mesmo regime tributário por puro automatismo, sem avaliar se ele ainda é o mais vantajoso. Porém, alguns sinais deixam claro que está na hora de revisar essa escolha:
- Crescimento expressivo no faturamento: o aumento na receita pode levar a empresa a ultrapassar limites de faturamento (como o teto do Simples Nacional), mas também pode tornar vantajoso um regime que permita maior aproveitamento de créditos e deduções, como o Lucro Real.
- Alteração nas margens de lucro: mudanças na estrutura de custos ou precificação podem fazer com que a tributação baseada em presunção – Lucro Presumido – deixe de ser vantajosa, exigindo apuração mais fiel ao resultado real da empresa.
- Mudança na composição societária: a entrada de novos sócios, especialmente investidores, fundos ou sócios estrangeiros, pode trazer restrições ou exigências legais e fiscais, forçando a adoção de um regime mais transparente e auditável.
- Entrada em novos mercados ou linhas de produto: alterações na atividade principal podem mudar o enquadramento tributário, afetando alíquotas, anexos (no caso do Simples), direito a créditos ou até mesmo a possibilidade de permanência no regime atual.
- Alterações na legislação tributária (como a Reforma Tributária): mudanças nas regras podem alterar a carga tributária, eliminar benefícios ou criar obrigações, exigindo reavaliação imediata da estratégia tributária.
- Dificuldade recorrente no fluxo de caixa: regimes com pagamento antecipado de tributos ou sem possibilidade de aproveitamento de créditos podem impactar o caixa; por vezes, uma migração de regime pode aliviar a pressão financeira.
Importante: sempre que a estrutura ou o contexto do negócio muda, o planejamento tributário precisa ser reavaliado para garantir eficiência, segurança e competitividade.
Geralmente, define-se o regime para o ano calendário inteiro, podendo alterá-lo somente no início de cada ano fiscal, exceto em situações específicas, como abertura de empresa ou obrigação legal de mudança.
Impactos iminentes
- Estudo prévio detalhado com simulações comparativas;
- Análise de impacto no fluxo de caixa;
- Ajustes nos sistemas contábeis e fiscais;
- Comunicação correta à Receita Federal e aos órgãos estaduais e municipais.
Por isso, é recomendável sempre realizar o planejamento com antecedência e com apoio técnico especializado.
Como escolher o regime tributário ideal: passo a passo técnico
Agora vamos ao ponto central. Isto é, quais critérios devem ser levados em consideração ao escolher o regime tributário mais vantajoso para sua empresa.
Analise o faturamento anual
O primeiro filtro é o limite de faturamento permitido em cada regime:
- Simples Nacional: até R$ 4,8 milhões ao ano (lembre-se de avaliar também o sublimite para a apuração do ICMS e do ISS mencionados anteriormente);
- Lucro Presumido: até R$ 78 milhões ao ano;
- Lucro Real: não possui limite de faturamento.
Se sua empresa ultrapassou o teto do Simples Nacional, por exemplo, ele já não será mais uma opção.
Avalie a sua margem de lucro
Um dos principais erros ao escolher o regime é optar pelo Lucro Presumido sem avaliar a margem de lucro efetiva da operação. No Lucro Presumido, a base de cálculo é determinada por percentuais fixos, ou seja, independentemente do resultado contábil. Por exemplo:
- Comércio: presunção de 8% sobre a receita bruta para IRPJ e de 12% para CSLL.
- Prestação de serviços em geral: presunção de 32% para IRPJ e CSLL.
Se a empresa possui uma margem de lucro efetiva inferior aos percentuais presumidos, o Lucro Real pode ser mais vantajoso.
Exemplo:
- Receita bruta anual: R$ 5.000.000
- Custos e despesas: R$ 4.700.000
- Lucro contábil (Lucro Real): R$ 300.000 → Margem efetiva: 6% (Lucro contábil / receita bruta)
- No Lucro Presumido (comércio, 8% de presunção):
Base de cálculo IRPJ: R$ 400.000 (8% de R$ 5.000.000)
Impostos devidos sobre base presumida: aproximadamente R$ 120.000 - No Lucro Real (base contábil de R$ 300.000):
Impostos devidos: aproximadamente R$ 90.000
Neste caso, ao olhar apenas esses números, o Lucro Real proporciona economia tributária, pois a margem efetiva fica abaixo da margem presumida.
Considere a estrutura de custos, despesas e prejuízos fiscais
No Lucro Real, todas as despesas operacionais, administrativas, financeiras e demais custos diretamente vinculados à atividade são dedutíveis na apuração do lucro tributável, reduzindo assim, a base de cálculo de IRPJ e CSLL. Consideram-se dedutíveis:
- Despesas operacionais (salários, encargos, aluguéis, energia, serviços contratados etc.);
- Administrativas e financeiras (juros, tarifas, comissões);
- Depreciações, amortizações, perdas comprovadas e provisões legais; e
- Custos variáveis e fixos diretamente ligados à operação.
Além disso, o Lucro Real permite compensar prejuízos fiscais de IRPJ e bases negativas de CSLL acumulados de períodos anteriores, limitados a 30% do lucro tributável apurado em cada exercício, reduzindo diretamente a carga tributária em períodos seguintes.
Exemplo com compensação de prejuízo fiscal acumulado:
| Descrição | Sem Compensação | Com Compensação (30%) |
| Lucro contábil do período | R$ 600.000 | R$ 600.000 |
| Prejuízo fiscal compensado (30%) | — | R$ 180.000 |
| Lucro tributável (base ajustada) | R$ 600.000 | R$ 420.000 |
| IRPJ (15%) | R$ 90.000 | R$ 63.000 |
| Adicional IRPJ (10% sobre excedente) | R$ 54.000 | R$ 36.000 |
| Total IRPJ | R$ 144.000 | R$ 99.000 |
| CSLL (9%) | R$ 54.000 | R$ 37.800 |
| Total IRPJ + CSLL | R$ 198.000 | R$ 136.800 |
| Economia fiscal gerada | R$ 61.200 | |
No Lucro Presumido, não há dedutibilidade de despesas nem possibilidade de compensação de prejuízos fiscais. A tributação baseia-se em margens presumidas sobre a receita bruta, ainda que a empresa apresente resultado negativo no período.
Exemplo — Lucro Presumido (atividade comercial):
- Receita Bruta: R$ 10.000.000
- Despesas (não entram no cálculo): R$ 8.000.000
- Presunção IRPJ: 8% → R$ 800.000
- Presunção CSLL: 12% → R$ 1.200.000
- IRPJ (15%) e adicional (10%): R$ 194.000
- CSLL (9%): 108.000
- Total IRPJ + CSLL: R$ 302.000
Mesmo com alta despesa, não há redução de base nem compensação de prejuízo.
Analise os créditos de PIS e Cofins
No Lucro Real, o PIS e a Cofins são apurados sob o regime não cumulativo, com alíquotas de 1,65% (PIS) e 7,6% (Cofins). Nesse modelo, a legislação permite que a pessoa jurídica aproprie créditos fiscais sobre as aquisições vinculadas à atividade operacional, como insumos, prestação de serviços, aluguéis, e inclusive sobre o imobilizado. Esses créditos são utilizados para compensar os débitos apurados, reduzindo diretamente o valor a pagar de PIS e Cofins.
No Lucro Presumido, a apuração é cumulativa, sem direito a créditos. E no Simples Nacional, esses tributos estão embutidos no DAS, e também não permitem crédito.
Verifique as obrigações acessórias e o custo contábil
O Lucro Real demanda um grau elevado de organização contábil e fiscal, com apuração detalhada de receitas, custos, despesas e ajustes fiscais, além do cumprimento de um grande número de obrigações acessórias, como a ECD (Escrituração Contábil Digital), ECF (Escrituração Contábil Fiscal), EFD-Contribuições (PIS/COFINS não cumulativo), EFD-ICMS/IPI, DCTF/DCTFWeb, eSocial, Reinf, além de outras obrigações específicas, como o Bloco K (controle de produção e estoque) e o PER/DCOMP para compensação de créditos tributários.
Adicionalmente, o maior nível de detalhamento e controle normalmente exige maior investimento em softwares de gestão fiscal e contábil, equipe interna qualificada ou contratação de BPO especializado, o que eleva o custo operacional e de compliance.
O Lucro Presumido representa uma solução intermediária: exige a entrega da ECF, EFD-Contribuições (PIS/COFINS cumulativo), DCTF/DCTFWeb, eSocial, Reinf e demais obrigações fiscais, porém com menor complexidade na apuração dos tributos, já que a base de cálculo do IRPJ e CSLL é presumida. Ainda assim, demanda uma estrutura de software e equipe para manter as obrigações acessórias em dia, apesar de ser mais simples que o Lucro Real.
Já o Simples Nacional oferece o modelo mais simplificado de apuração e cumprimento fiscal, centralizando o recolhimento dos tributos federais, estaduais e municipais no DAS e exigindo o envio de poucas obrigações acessórias, como a DEFIS (declaração anual), DCTFWeb, eSocial e Reinf, com uma necessidade menor de estrutura contábil e fiscal.
Apesar da simplificação, é recomendável a utilização de um sistema para garantir o controle correto das operações fiscais, emissão de documentos fiscais eletrônicos, controle de estoque, apuração de impostos e geração das obrigações acessórias de forma integrada e segura.
Leve em conta o setor de atuação
Determinados setores possuem regras tributárias específicas que impactam diretamente o regime aplicável. Instituições financeiras e entidades equiparadas, factoring , seguradoras e outras atividades relacionadas estão legalmente obrigadas a adotar o regime do Lucro Real, independentemente de faturamento ou estrutura operacional, em razão da legislação específica aplicável a essas atividades.
Por outro lado, profissionais liberais e prestadores de serviços podem encontrar benefícios no Simples Nacional ou no Lucro Presumido, a depender do CNAE, da natureza do serviço prestado, da folha de pagamento (Fator R) e da forma de tributação prevista nos anexos do Simples ou nas margens de presunção do Lucro Presumido.
Importante destacar que diversas atividades estão vedadas ao Simples Nacional por força do art. 17 da Lei Complementar 123/2006, tais como: instituições financeiras; empresas de consultoria financeira, gestão, auditoria, economia e administração; transportadoras intermunicipais e interestaduais de passageiros; fabricantes ou atacadistas de bebidas alcoólicas (salvo micro produtores artesanais autorizados); importadoras e fabricantes de veículos; empresas de locação de mão de obra (como serviços de portaria, vigilância, etc.); pessoas jurídicas com participação no capital de outras empresas; e empresas com sócio domiciliado no exterior (excetuadas hipóteses específicas, como o investidor anjo).
Considere a distribuição de lucros
Deve-se considerar a sistemática de distribuição de lucros na escolha do regime tributário. De modo geral, nos três regimes — Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real — os lucros apurados, devidamente escriturados e demonstrados na contabilidade ou nas declarações fiscais, são isentos de Imposto de Renda na fonte e na pessoa física dos sócios, conforme previsão do art. 10 da Lei nº 9.249/1995.
Contudo, o montante disponível para distribuição pode variar substancialmente entre os regimes, já que decorre da forma de apuração do lucro em cada modelo: no Lucro Real, o lucro contábil ajustado reflete o resultado econômico efetivo da empresa; no Lucro Presumido, a base de cálculo para fins fiscais é presumida, mas o lucro contábil real pode ser maior ou menor, exigindo controles contábeis consistentes para respaldar a distribuição de lucros acima do valor presumido.
Portanto, além da carga tributária direta, o modelo de apuração influencia diretamente o fluxo de caixa e a disponibilidade de recursos para os sócios.
O impacto da Reforma Tributária no regime tributário
A Reforma Tributária em andamento promete uma grande mudança no sistema. Com a criação de novos tributos (CBS e IBS), unificação de alíquotas e eliminação de benefícios fiscais, muitos dos critérios atuais devem ser revistos.
As alterações previstas impactam diretamente a lógica de escolha dos regimes tributários, exigindo uma avaliação detalhada das estratégias fiscais e operacionais adotadas pelas empresas.
Principais impactos por regime tributário
| Regime Tributário | Impactos com a Reforma Tributária |
| Simples Nacional | – Possibilidade de opção pelo regime regular do CBS/IBS para gerar créditos fiscais aos clientes. |
| – Empresas que atuam no B2B (venda para empresas) podem perder competitividade se permanecerem no regime simplificado sem permitir o aproveitamento de créditos pelos adquirentes. | |
| – Necessidade de avaliar a viabilidade de sair do Simples e migrar para o regime normal de apuração, especialmente em cadeias produtivas longas (indústrias que possuem várias etapas). | |
| Lucro Presumido | – Extinção da sistemática cumulativa de PIS e Cofins, migrando obrigatoriamente para a não-cumulatividade. |
| – Perda dos benefícios de regimes especiais, alíquotas reduzidas e incentivos fiscais atualmente existentes. | |
| – Aumento da complexidade operacional, com necessidade de apuração precisa de créditos e débitos tributários. | |
| – Necessidade de revisar todo o modelo de precificação e margem de contribuição. | |
| Lucro Real | – Continuidade da sistemática de não-cumulatividade, mas com mudanças na base de créditos (ampliação do crédito financeiro). |
| – Extinção de regimes específicos de benefícios fiscais setoriais hoje existentes, como créditos presumidos para o agro. | |
| – Revisão do aproveitamento de créditos, serviços e bens adquiridos, com impacto direto na carga tributária efetiva. |
Diante desse novo cenário, é imprescindível que as empresas realizem simulações detalhadas considerando não apenas o volume de faturamento e estrutura de custos, mas também o perfil de clientes, cadeias produtivas e possibilidades de crédito fiscal. A escolha adequada do regime tributário, após a Reforma, deixará de ser apenas uma decisão de carga tributária nominal e passará a exigir uma análise estratégica da competitividade fiscal e comercial em cada segmento de atuação.
Comparativo dos regimes tributários
A definição do regime tributário ideal não é uma decisão estática, mas sim um processo técnico, contínuo e estratégico. Cada regime possui particularidades que afetam diretamente a carga tributária, a competitividade e a viabilidade financeira do negócio, considerando o porte da empresa, o setor de atuação, a estrutura de custos, a margem de lucro e o perfil dos clientes.
A seguir, apresentamos um resumo simplificado com as principais características de cada regime, para facilitar a visualização técnica das diferenças e apoiar a tomada de decisão.
| Critério | Simples Nacional | Lucro Presumido | Lucro Real |
| Limite de Receita Bruta | Até R$ 4,8 milhões/ano (sublimite: até R$ 3,6 milhões) | Até R$ 78 milhões/ano | Sem limite |
| Base de Cálculo | Receita bruta (tabelas do Anexo I a V + Fator R) | Percentual fixo sobre a receita bruta (entre 8% e 32%) | Lucro contábil ajustado pelas adições/exclusões legais |
| Dedução de Despesas | Não aplicável | Não permite dedução de despesas operacionais | Permite dedução de despesas operacionais, financeiras e administrativas |
| Compensação de Prejuízo | Não aplicável | Não aplicável | Até 30% do lucro tributável de cada período |
| Complexidade Operacional | Baixa (apuração pelo PGDAS-D) | Média (obrigações acessórias como ECD, ECF, DCTF) | Alta (controle contábil completo, ajustes fiscais, obrigações acessórias mais robustas) |
| Atividades Vedadas | Instituições financeiras, Factoring, Seguradoras, Cooperativas de crédito, Comércio de cigarros, bebidas alcoólicas, combustíveis, Transporte intermunicipal e interestadual de passageiros | Instituições financeiras (bancos, factoring, leasing, seguradoras), Cooperativas de crédito | Sem vedação setorial |
| Composição Societária | Vedado para: • Pessoa jurídica como sócio; • Sócio domiciliado no exterior; • Participação em outras PJ se o faturamento conjunto passar de 4,8 milhões; • Filial ou sucursal de empresa estrangeira. | Sem restrições societárias | Sem restrições societárias |
| Variação da Carga Tributária | Depende da receita, folha de pagamento e atividade | Estável, com risco de carga elevada em margens baixas | Varia conforme o lucro real e as despesas dedutíveis |
| Aproveitamento de Créditos (PIS/Cofins) | Regra cumulativa (sem créditos) | Regra cumulativa (sem créditos) | Regra não cumulativa (com créditos) |
Como escolher?
A escolha do regime tributário deve sempre ser realizada com base em simulações concretas, aplicadas à realidade fiscal e operacional de cada empresa.
Esse conteúdo visa oferecer uma visão técnica simplificada, mas não substitui a análise individualizada, que deve considerar o planejamento financeiro, o perfil de clientes, os aspectos societários e os riscos tributários envolvidos. Diante da complexidade do sistema e das constantes alterações legislativas, o acompanhamento especializado é essencial para garantir eficiência fiscal e segurança jurídica no médio e longo prazo.
A decisão sobre o regime tributário deve ser construída em conjunto com o contador, considerando não apenas a legislação fiscal vigente, mas também o planejamento estratégico, as metas e as perspectivas de crescimento do negócio.
Na Dome Consultoria e Contabilidade, nosso trabalho é justamente oferecer essa visão estratégica, segura e personalizada para cada cliente. Com o suporte de especialistas, sua empresa pode garantir economia tributária, segurança e sustentabilidade. Entre em contato.
