Você sabe quais são as diferenças entre SPED Fiscal e SPED Contábil? Apesar de essas duas obrigações fazerem parte do Sistema Público de Escrituração Digital, elas são bem distintas e atuam sobre partes diferentes de uma mesma empresa.

Vários empresários ainda têm muito receio quanto a essas duas obrigações. Entretanto, atualmente, elas estão dominadas e existem diversas ferramentas que possibilitam o perfeito cumprimento de ambas as obrigações.

No artigo de hoje, mostraremos as principais diferenças entre as duas, bem como algumas estratégias e ferramentas para você transmiti-las com sucesso. Acompanhe!

As diferenças e funções do SPED Fiscal e SPED Contábil

Inicialmente, é importante entender que ambas as obrigações acessórias estão dentro de um mesmo projeto, o SPED, que é uma iniciativa do Governo Federal e tem por objetivo integrar todas as informações geradas dentro da empresa. Esse sistema abrange diversas obrigações, entre elas o EFD ICMS/IPI, popularmente chamado de SPED Fiscal e a ECD, que também é chamada de SPED Contábil.

Com o avanço dos documentos fiscais eletrônicos, tornou-se possível o envio de dados, documentos e informações das empresas por meio de sistemas tecnológicos integrados com vários órgãos fiscalizadores.

Dessa forma, os processos de verificação das ações executadas dentro das empresas tornaram-se mais eficientes, por conta desse trabalho realizado pelo Governo e suas secretarias como a Receita Federal e a Estadual.

SPED contábil

Inicialmente, vamos explicar como funciona o SPED contábil. Trata-se basicamente da escrituração do diário, do Balanço Patrimonial, da Demonstração de Resultados e de outros demonstrativos essenciais que são exigidos das empresas.

Até pouco tempo atrás, esse tipo de obrigação era cumprida mediante a apresentação de livros impressos e encadernados ao órgão de registro. Na maioria dos casos, essa atividade era de responsabilidade das Juntas Comerciais espalhadas pelos estados brasileiros.

Essa obrigação ainda existe para as empresas enquadradas no Simples Nacional, entretanto, as demais passaram a enviar todos esses documentos por meio do SPED contábil. A responsabilidade pela análise e validação dos dados continua sendo da Junta Comercial, mas não existe mais a impressão e encadernação de livros. Tudo é feito por meio de um sistema.

A assinatura do SPED contábil é sempre feita com certificados digitais. É necessário ter as assinaturas da empresa, do profissional encarregado da contabilidade e do sócio responsável pelo CNPJ. Além disso, caso seja necessário alterar determinados dados da escrituração, será necessário incluir a assinatura de outro contador, além daquele que assinou o arquivo original.

 

SPED fiscal

O SPED fiscal, por sua vez, é uma obrigação que tem um objetivo totalmente diferente. Ele visa a transmitir a apuração de dois tributos específicos: o ICMS e o IPI. Além disso, nele são escrituradas as notas fiscais de entrada e saída que foram emitidas durante o mês.

Diferentemente do SPED contábil, ou Escrituração Contábil Digital (ECD), o SPED fiscal é um arquivo encaminhado para a Secretaria Estadual da Fazenda do ente federativo em que sua empresa está situada, uma vez que ela é a responsável pela arrecadação e fiscalização do ICMS.

Entretanto, quando a empresa é contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializado (IPI), esse arquivo também é redirecionado à Receita Federal, órgão responsável pelo tributo. Também é importante mencionar que essa obrigação acessória deve ser assinada com um certificado digital emitido em nome da empresa, do responsável legal ou procurador.

Principais exigências de ambas as obrigações

Ambas as declarações se tratam de obrigações acessórias exigidas de um grande número de empresas, especialmente aquelas que são tributadas pelo Lucro Real ou Presumido. Nesse sentido, sabemos que o SPED trouxe uma série de novas exigências além de novidades na legislação fiscal federal e dos estados.

Entre elas, podemos destacar a questão do prazo. O SPED contábil, por exemplo, é uma obrigação anual que deve ser cumprida até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao de referência. Ou seja, a declaração de 2018 deveria ter sido enviada até o dia 31/05/2019.

Em relação ao SPED fiscal, estamos tratando de um arquivo de transmissão mensal. Você deve enviar a obrigação até o dia 20 do mês subsequente ao de referência da apuração. Por exemplo, a escrituração de janeiro deve ser enviada até o dia 20 de fevereiro.

É muito importante ter atenção aos prazos, pois o atraso de apenas um único dia pode acarretar em multas altas para a empresa, além de bloqueios e sanções por parte dos órgãos tributantes. Alguns estados, inclusive, podem suspender a emissão de notas fiscais da empresa enquanto o SPED não é recepcionado pela SEFAZ. Portanto, é necessário ter muita atenção aos prazos.

Além disso, é necessário garantir que ambas as declarações estejam corretas e correspondam à realidade da empresa. Um erro ou falta de informação pode ser tão prejudicial quanto o envio fora do prazo. Portanto, é fundamental ter atenção redobrada na hora de elaborar o arquivo que será enviado.

Para garantir o correto preenchimento das suas declarações e ficar compliance, você pode contar com o apoio de algumas ferramentas e estratégias que mencionaremos no próximo tópico. Continue lendo!

Estratégias e ferramentas para auxiliar na transmissão

Neste tópico, vamos apresentar algumas soluções que podem contribuir para que você consiga transmitir essas obrigações obedecendo aos preceitos legais. O primeiro é ter um bom diagnóstico inicial das suas questões fiscais e contábeis.

Utilizando essa estratégia, você conseguirá observar ameaças e possíveis oportunidades que possam existir em seu negócio com relação à transmissão das obrigações acessórias. Outra coisa que pode ajudar você é uma consultoria especializada.

Por mais que os contadores e gestores tenham bastante conhecimento sobre a Legislação, os trâmites do SPED são muito específicos e, geralmente, esses profissionais têm um conhecimento limitado sobre o assunto. Por outro lado, uma empresa de consultoria já conta com pessoas qualificadas e experientes nesse tipo de questão.

Além disso, uma consultoria também pode auxiliar você no processo de contencioso tributário, acompanhando a sua empresa em todas as etapas do andamento de processos, bem como auxiliando nos procedimentos de recuperação de créditos fiscais e no aproveitamento de benefícios tributários.

Utilizando essas estratégias e ferramentas e seguindo todas as orientações que mencionamos sobre o SPED fiscal e o SPED contábil, você não terá dificuldades na hora de elaborar e transmitir essas duas obrigações acessórias.

Gostou dessas informações? Então, que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Dessa forma, mais pessoas poderão ter acesso a esse conhecimento tão valioso.